استفاده از نرم‌افزار تقویم شرکت گوگل (Google Calendar) امکان مدیریت بهتر زمان و قرارهای ملاقات را برای شما فراهم می‌کند. نکته قابل توجه در این سرویس آن است که امکان به‌اشتراک‌گذاری تقویم تنظیم شده توسط شما، با همکاران و یا اعضای خانواده و دوستان نیز وجود دارد. با این تفاسیر می‌توانید برنامه کاری خود را با همکارانتان هماهنگ کنید و یا حتی برای برنامه‌ریزی سفر، زمان آزاد دوستان و آشنایان را پرس و جو کنید. 

به این‌منظور کافی است به آدرس https://www.google.com/calendar مراجعه کرده و پس از ورود به حساب کاربری، از سمت چپ صفحه گزینه “Create new calendar” را از منوی پایین‌رونده انتخاب کنید. در این قسمت کافی است نام و توضیحی برای تقویم خود انتخاب کنید. پس از این، با تنظیم موقعیت زمانی بر اساس منطقه محل سکونت خود، در صورتی که قصد دارید امکان مشاهده تقویم را برای همه آزاد کنید، گزینه Make this calendar public را انتخاب کنید. در غیر این‌صورت، کافی است در قسمت Share with specific people آدرس ایمیل افراد مورد نظر خود را وارد کنید. پس از این، از نوار پایین‌رونده Permission Settings می‌توانید دسترسی افراد به اطلاعات تقویم را مدیریت کنید. به عنوان مثال می‌توانید تنظیمات را به‌گونه‌ای انجام دهید که کاربران تنها روزهای آزاد و پر شده شما را مشاهده کنند و هیچ جزئیاتی درباره رویدادهای مختلف در این بازه زمانی مقابل آن‌ها قرارنگیرد. این تنظیمات می‌توانند تا اندازه‌ای اعمال شوند که حتی امکان تغییر و یا حذف رویدادها از تقویم نیز برای سایر کاربران فراهم شود. 

با کلیک روی گزینه Add Person فرایند به‌اشتراک‌گذاری تقویم با افراد موردنظر شما برنامه‌ریزی خواهد شد. در نهایت با کلیک روی گزینه Create Calendar فرایند ایجاد و به‌اشتراک‌گذاری تقویم به پایان می‌رسد. تقویم ایجادشده به‌طور خودکار به حساب کاربری افراد لیست‌شده اضافه خواهدشد و ایمیلی نیز برای آگاه‌سازی آن‌ها ارسال می‌شود.